La falta de cumplimiento de plazos, largas cadenas de correos electrónicos, disputas durante las reuniones, proyectos mal planificados, archivos perdidos, retroalimentación demorada, puedes mencionarlo. ¿Qué tal las reuniones en las que las personas hablan entre ellas pensando que están discutiendo lo mismo, pero es obvio que no lo están?
¿Te suena familiar? Por supuesto que sí. Todos hemos estado ahí.
La comunicación en equipo no siempre es tan efectiva como quisiéramos, y tiene un impacto directo en todas las áreas de una organización. Influye en la dinámica del equipo, en cómo las personas colaboran, en la comunicación de liderazgo y mucho más. La comunicación puede hacer que una tarea difícil sea fácil, pero también puede hacer que una tarea simple sea imposible.
La comunicación ineficaz ha sido durante mucho tiempo uno de los principales problemas en cualquier organización. ¿Qué habilidades necesitamos tener para una comunicación efectiva en equipo? ¿Y qué se puede hacer para fomentar una buena comunicación?
Creamos esta guía integral para la comunicación efectiva para ayudarnos a mejorar en nuestro lugar de trabajo. Repasaremos cómo luce una comunicación exitosa, los beneficios que aporta y cómo podemos implementarla en nuestro entorno laboral.
¿Qué es la comunicación efectiva?
A diario, todos nos comunicamos. En su forma básica, la comunicación simplemente implica hablar con otra persona, un medio de transmitir información e instrucciones. Claro, es importante en la vida cotidiana, ya que nos permite establecer conexiones más profundas con quienes nos rodean, ¿pero es eso todo? ¿Solo palabras?
No exactamente…
La comunicación abarca una amplia gama de elementos diferentes de la comunicación no verbal, como el tono de voz, el lenguaje corporal y el contacto visual. Puede que creas que eres un gran comunicador porque hablas mucho durante el día, pero hay una diferencia entre alguien que habla mucho y alguien que realmente comprende cómo comunicarse y lo hace de manera efectiva.
La comunicación efectiva debería ser un diálogo en lugar de una conferencia unidireccional. Una discusión permite que todos los involucrados transmitan y recojan información vital de manera abierta y honesta, de modo que se pueda tomar una decisión final bien informada.
Las 7 “C” de la comunicación efectiva
Las siete “C” de la comunicación son un conjunto de pautas para garantizar que las comunicaciones escritas y orales sean efectivas. Las siete “C” abarcan la claridad, corrección, concisión, cortesía, concreción, consideración y completitud.
Claridad
Los mensajes deben ser claros para que el lector no tenga que rascarse la cabeza para entender de qué estás hablando y hacer sus propias suposiciones. Si esto sucede, se perderá tiempo en intercambios de correos electrónicos. No intentes transmitir demasiada información en un solo mensaje. De lo contrario, la atención del lector se diluirá. Asegúrate de saber qué quieres lograr o por qué lo estás haciendo. Las frases deben ser cortas, escritas en voz activa y trata de usar viñetas o puntos.
Corrección
Cuando hay demasiados correos electrónicos que escribir en un día, las personas tienden a escribir rápidamente y cometer errores ortográficos. Si el término mal escrito en realidad es otra palabra en el idioma inglés, el corrector ortográfico no podrá detectarlo. Asegúrate de dirigirte a ellos de manera adecuada y de escribir correctamente sus nombres. Además, debes garantizar que el lector tenga la experiencia y la educación necesarias para comprender las frases técnicas que utilizas en la comunicación.
Concisión
Con frecuencia, las personas escriben dos oraciones en lugares donde podrían haber completado el mensaje en solo una. Esto desperdicia el tiempo de todos y, como resultado, afecta la productividad. Evita utilizar rellenos como “más o menos”, “quiero decir”, “esencialmente”, “por ejemplo”, y así sucesivamente. Intenta transmitir un mensaje preciso.
Cortesía
En los negocios, ser cortés es muy importante. Las personas que trabajan juntas no necesariamente son amigas, por lo tanto, ser cortés es esencial para mantener una relación laboral sólida. Insultos ocultos y tonos duros pueden ser problemáticos para las personas, lo que puede llevar a una moral y productividad más bajas.
Haz un esfuerzo por ser respetuoso, honesto, amable y abierto en tu conversación. Si lo dices con cuidado, será realmente impactante y significativo. Las personas pueden sentirse ofendidas por el lenguaje ofensivo.
Concreción
Debes creer en ti mismo y en el mensaje que deseas expresar a la audiencia. Tu audiencia tendrá una imagen clara de lo que intentas comunicarles si el mensaje que estás transmitiendo es concreto. Solo será tangible si está respaldado por datos apropiados. Tu argumento debe estar respaldado por datos y cifras, sin dejar espacio para que la audiencia genere sus propios escenarios.
Consideración
Ponerse en el lugar de los demás. El trasfondo, los puntos de vista, el nivel educativo, la mentalidad y otros factores de la audiencia deben tenerse en cuenta al comunicarse de manera efectiva. Haz un esfuerzo por imaginar a tu público objetivo, sus emociones, problemas y necesidades. Modifica tu mensaje para satisfacer las necesidades de la audiencia sin dejar de ser completo.
Completitud
Nunca dejes una oración sin terminar. Finaliza cada mensaje de manera adecuada. Las personas no deben quedarse en la incertidumbre sobre si hay más por venir.
Hazte estas preguntas para asegurarte de que tu mensaje esté completo:
- ¿Hay una “llamada a la acción” que le indique a tu audiencia exactamente lo que deseas que hagan?
- ¿Has incluido toda la información, como nombres de contacto, fechas, horas y ubicaciones?
La importancia de la comunicación efectiva
La comunicación en equipo es fundamental si queremos que los negocios funcionen como un reloj. Los empleados que pueden comunicarse en toda la cadena de comunicación de una empresa tendrán una mayor moral, compromiso y productividad. Por otro lado, los empleadores que invierten tiempo y esfuerzo en establecer canales abiertos de comunicación sincrónica pueden construir rápidamente la confianza de los empleados, lo que aumentará el rendimiento y la productividad.
Ser capaz de comunicarse de manera efectiva en el lugar de trabajo puede hacer mucho más, como:
- Impulsar la motivación.
- Mejorar las conexiones con el personal y los clientes.
- Aumentar la satisfacción laboral.
- Crear un ambiente de trabajo positivo.
- Aumentar la diversidad.
Consejos para mejorar la comunicación de equipo
Las habilidades de comunicación se pueden mejorar y aprender a través de la práctica. Requieren tiempo y experiencia para desarrollarse. Las barreras para una comunicación exitosa pueden surgir en cualquier momento durante el proceso de comunicación, lo que puede dar lugar a malentendidos y confusiones. Aquí hay algunos consejos para ayudarte a superar los obstáculos y lograr una comunicación en equipo exitosa:
1. Utiliza herramientas de comunicación
Las aplicaciones y el software de comunicación basado en la nube fueron creados con un objetivo en mente: facilitar el intercambio de información para ti y tu equipo. No tengas miedo de establecer líneas de contacto que te faciliten la vida.
Para mejorar la comunicación, podrías incluir alguna de las siguientes herramientas de comunicación en tus actividades diarias de trabajo:
- Chanty: Nuestra propia plataforma de colaboración. Puedes descargar la aplicación en tu escritorio o dispositivo móvil y conectarla con otras herramientas como Zoom o Microsoft Office, entre otras.
- Zoom: Zoom es una herramienta de comunicación en la nube para videoconferencias y reuniones virtuales. Es ideal para equipos remotos o personal que no trabaja en las mismas oficinas.
- Smartsheet: Este software permite a las empresas realizar seguimiento de proyectos y tareas utilizando diferentes tipos de hojas. Dependiendo de tus preferencias, puedes organizar tus hojas en formato de diagrama de Gantt, calendario o cuadrícula.
- Microsoft Office 365: Esta suite de Office incluye Microsoft Word, OneNote, Outlook, Excel y PowerPoint. Tú y tu equipo pueden colaborar en versiones en línea de hojas de cálculo o documentos desde diferentes ubicaciones utilizando la plataforma.
- Vonage: Este proveedor de comunicaciones en la nube ofrece diversas herramientas de comunicación empresarial ideales para equipos híbridos y remotos. Además de las videoconferencias estándar, las herramientas incluyen un servicio telefónico alojado, API de mensajes y comunicaciones basadas en aplicaciones.
2. Crea un ambiente seguro
Si deseas tener una comunicación en equipo exitosa, proporciona un entorno seguro para el diálogo.
Cuando ocurre una acción insegura, debemos abordarla. Evitarla solo aumentará la sensación de inseguridad. En su lugar, intenta apartarte de la conversación cuando notes violencia, crea un ambiente seguro y luego regresa.
La honestidad debe establecerse desde el principio de la conversación. Podremos tener diálogos más abiertos y exitosos si las personas se sienten seguras para expresar sus pensamientos sin temor a ser castigadas.
La verdad, y nada más que la verdad. Cuando endulzamos la verdad o distorsionamos la realidad de alguna otra manera, no podemos tener un diálogo productivo. Sé lo más genuino posible. Sé abierto con las personas. Incluso si no tienes todas las respuestas, apreciarán tu franqueza y serán más solidarios.
3. Mantén una comunicación constante con el equipo
Las reuniones regulares con el equipo son imprescindibles. Cuantas más oportunidades les brindes al equipo para comunicar información y progreso contigo, menos desafíos enfrentará su rendimiento.
Para obtener mejores resultados, te sugerimos utilizar una estructura como esta:
- Reuniones de equipo: Son momentos para hacer un seguimiento con el equipo y ver cómo van las cosas y qué tienen planeado. Esto puede ser una llamada diaria o semanal.
- Reuniones individuales: Son momentos en los que tú y el miembro de tu equipo pueden discutir cómo va el trabajo. Independientemente de cómo estructures estas sesiones, lo crucial es que te des tiempo para conversar sin interrupciones.
- Reuniones generales: Por lo general, se realizan mensualmente. Este es el momento en el que podemos compartir los logros de la empresa y dar sugerencias sobre cómo mejorar la productividad. Estas sesiones son una excelente oportunidad para asegurarse de que los equipos estén alineados en toda la empresa.
4. Realiza actividades de construcción de equipos
Las actividades de construcción de equipos tienen un impacto significativo en la productividad del equipo y el trabajo en equipo en general. Pueden ayudar a los empleados a comunicarse de manera más efectiva y establecer relaciones positivas entre ellos. No solo mejoran sus habilidades de comunicación, sino que también generan confianza y desarrollan conexiones positivas entre los miembros del equipo. Juegos rompehielos, almuerzos en equipo, sesiones de ejercicio, reuniones grupales, actividades al aire libre o juegos de resolución de rompecabezas son solo algunas de las actividades que podrían ayudar a un nuevo grupo a comenzar de manera fantástica o ayudar a un equipo existente a abordar desafíos que les impiden alcanzar su máximo potencial.
5. Participa en programas de capacitación
La capacitación de nuevos empleados debe incluir detalles específicos sobre su puesto de trabajo, así como información sobre la organización. Esto abarca la historia de la empresa, los clientes y cualquier norma interna sobre días festivos y horarios de trabajo.
También se deben enseñar habilidades efectivas de comunicación en equipo a los equipos existentes como parte de su trabajo.
Los programas destinados a la comunicación efectiva permiten a los grupos empresariales no solo mejorar sus habilidades de comunicación oral, sino también:
- Mejorar el impacto de sus presentaciones.
- Aprender a leer señales no verbales.
- Comunicarse durante conflictos.
6. Buscar y fomentar la retroalimentación
Es crucial que los empleados se sientan cómodos al discutir sus preguntas e inquietudes. El flujo de comunicación de la empresa debe ser una conversación en lugar de un monólogo. Cuando los líderes brindan retroalimentación, a menudo cometen el error de convertirlo en una conversación unidireccional. No se les da a los empleados la oportunidad de expresar sus propias preocupaciones. Fomentar la retroalimentación bidireccional es una característica distintiva de una comunicación en equipo sólida. Acepta las críticas y úsalas para mejorar.
Empieza a comunicarte mejor
La comunicación es esencial para el éxito de nuestras relaciones profesionales y personales. Es la forma en que demostramos que nos importa y cómo logramos que las cosas se hagan. Solo eso es motivo suficiente para mejorar nuestras habilidades de comunicación. Afortunadamente, todos podemos mejorar.
Recuerda que mejorar la comunicación en equipo comienza con el desarrollo de nuevos hábitos efectivos. Para tener conversaciones sólidas, necesitamos mejorar nuestras habilidades.
Hay una gran cantidad de formas de comunicarnos de manera efectiva en nuestro lugar de trabajo, y depende de nosotros descubrir cuál es la mejor opción. Vale la pena tomarse el tiempo para hacerlo bien, porque te aseguro que la oficina se convertirá en un lugar mucho más feliz y agradable para trabajar.
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